Un entrepreneur sur deux souhaite consacrer moins de temps aux tâches administratives. C’est compréhensible, étant donné qu’un indépendant moyen y consacre 9 des 55 heures de travail hebdomadaires (source : Unizo). Ne parlons même pas de la tornade qui entoure la déclaration trimestrielle… Vous vous reconnaissez ? Grâce à ces 5 conseils, organisez votre comptabilité plus facilement et en moins de temps.

1. Structurez votre administration

Organisez vos documents dans une structure de dossiers claire sur votre ordinateur, dans le cloud ou dans votre armoire à archives. Faites une distinction entre les dossiers principaux et les sous-dossiers. Un dossier principal sert de catégorie et vous ajoutez vos documents aux sous-dossiers. 

Supposons que votre dossier principal s’appelle « factures d’achat » et que vos sous-dossiers font référence aux mois de l’année. Faites glisser toutes les factures de janvier dans votre sous-dossier « janvier 2023 – factures d’achat ».

Pour retrouver facilement chaque document, choisissez des dénominations logiques. Par exemple : dans le nom de fichier de votre facture d’achat, vous pouvez mentionner la date de la facture et le nom de votre fournisseur. Évitez les noms vagues comme « divers » si vous ne voulez pas vous retrouver en plein chaos.

2. Utilisation de formes constantes

La structure de votre méthode de travail est tout aussi importante que la structure de vos documents. Assurez-vous d’avoir une forme ou un workflow constant : répétez chaque fois les mêmes étapes dans le même ordre. Vous standardisez ainsi votre travail. Par exemple : dès que vous recevez une facture, enregistrez-la d’abord dans le bon dossier. Vous réglez ensuite le paiement.

Un modèle pour les documents importants permet encore de gagner du temps. Sa forme est déterminée, pas son contenu. Vous pouvez en créer un vous-même dans lequel vous ajoutez des données, telles que votre logo, vos coordonnées et vos données bancaires, ainsi que des dispositions légales obligatoires. Grâce à ce modèle, vous n’avez pas besoin d’établir, à chaque fois, des contrats, des factures ou des projets à partir de zéro.

Répondez également de façon cohérente aux plaintes ou aux questions fréquemment posées. En les mettant par écrit et en les sauvegardant, vous pouvez les réutiliser dans un entretien ou un e-mail.

3. Introduisez les paiements électroniques

Conservez-vous vos tickets de caisse papier en pile ? Pour ensuite compter votre argent et noter vos transactions dans votre livre de caisse ? Un terminal de paiement qui accepte les cartes de paiement rend ces tâches fastidieuses superflues.  

Si vous louez ou achetez un terminal de paiement d’Axepta BNP Paribas, l’argent se trouvera sur votre compte dès le lendemain. Non seulement bon pour votre trésorerie mais aussi pour votre tranquillité d’esprit. Vous ne risquez pas de perdre votre argent car vous ne devez pas conserver d’espèces chez vous. De plus, vous gagnez du temps car vous ne devez pas vous rendre à la banque.

Vous avez également accès à un portail en ligne avec un aperçu de vos transactions. Grâce aux rapports automatiques, vous voyez immédiatement combien vous avez vendu et à quel moment.

Avec ce type de terminal de paiement, vous répondez aux attentes de vos clients car les cartes bancaires constituent, entre-temps, le moyen de paiement le plus utilisé en Belgique (source : BCE). Depuis le 1er juillet 2022, votre entreprise est d’ailleurs tenue de proposer au moins un système de paiement électronique (source : Febelfin).

4. Gérez votre temps intelligemment

Pour éviter le stress et le travail de nuit, bloquez des moments fixes dans votre agenda pour vous consacrer à vos tâches administratives. Neuf fois sur dix, cela vous prend plus de temps que prévu ? Veillez surtout à utiliser vos heures de la manière la plus productive possible. 

Une feuille blanche vous y aidera. Notez toutes les choses à faire qui vous viennent à l’esprit, des e-mails non lus à votre déclaration de TVA. Classez-les ensuite par ordre de priorité

La matrice des priorités est un outil pratique. Celle-ci repose sur deux fondements : important et urgent. N’oubliez pas d’effectuer vous-même les tâches importantes. Les choses urgentes doivent être abordées sans attendre.

Divisez votre liste en quatre parties et concentrez-vous sur les deux premières :

1. Faire : les tâches importantes et urgentes doivent être effectuées le plus rapidement possible.
2. Planifier : planifiez dans votre calendrier les tâches importantes mais pas urgentes.
3. Externaliser : n’effectuez pas vous-même des tâches urgentes mais pas importantes.
4. Supprimer : supprimez de votre liste les tâches qui ne sont ni importantes, ni urgentes.

5. Mesurer, c’est savoir

En tant qu’entrepreneur, mieux vaut se fier à vos chiffres qu’à votre intuition. Ne cochez donc pas uniquement les to do administratifs mais examinez la situation financière dans son ensemble.

Plongez-vous dans vos revenus, vos dépenses, vos bénéfices et vos pertes. Quelles tendances reconnaissez-vous ? Quelles prévisions pouvez-vous faire pour l’avenir ? 

Souvent, les entrepreneurs sous-traitent l’interprétation de leurs chiffres. Vous ne devez pas nécessairement être un expert mais avoir une connaissance de base des finances de l’entreprise peut s’avérer bien pratique. Ainsi, vous pouvez vous mettre à table avec votre comptable en toute confiance et sur un pied d’égalité.

De plus, vous gardez le contrôle. En effet, l’avantage d’une vision aussi claire est que vous ne travaillez plus de manière réactive mais proactive. Prenez des initiatives au lieu d’attendre. 

Votre logiciel de comptabilité établit automatiquement ce type d’aperçu financier. Vous pouvez aussi en créer un vous-même dans Excel à l’aide d’un modèle.

Faciliter votre comptabilité grâce à des outils pratiques ?

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