Een op twee ondernemers wil minder tijd besteden aan administratie. Begrijpelijk, want de gemiddelde bedrijfsleider besteedt daar 9 van de 55 werkuren per week aan (bron: Unizo). Om van de storm rond de kwartaalaangifte nog maar te zwijgen… Herkenbaar? Dankzij deze 5 tips organiseer je je boekhouding vlotter en in minder tijd.

1. Breng structuur in je administratie

Organiseer je documenten in een duidelijke mappenstructuur op je computer, in de cloud of in je archiefkast. Maak daarbij een onderscheid tussen hoofd- en submappen. Terwijl een hoofdmap dient als categorie, voeg je aan de submappen je documenten toe. 

Stel: je hoofdmap heet ‘aankoopfacturen’ en je submappen verwijzen naar de maanden van het jaar. Alle facturen van januari sleep je dan naar je submap ‘januari 2023 – aankoopfacturen’.

Om elk document makkelijk terug te vinden, kies je voor logische benamingen. Bijvoorbeeld: in de bestandsnaam van je aankoopfactuur kun je de factuurdatum en naam van je leverancier vermelden. Vermijd vage namen zoals ‘allerlei’, want dat zet de deur open naar chaos.

2. Gebruik vaste vormen

Even belangrijk als structuur in je documenten is structuur in je werkwijze. Zorg voor een vaste vorm of workflow: herhaal iedere keer dezelfde stappen in dezelfde volgorde. Zo standaardiseer je je werk. Bijvoorbeeld: zodra je een factuur ontvangt, sla je die eerst op in de juiste map. Daarna regel je de betaling.

Wat nog tijd bespaart, is een sjabloon voor belangrijke documenten. De vorm ervan ligt vast, de invulling niet. Je kunt er zelf een ontwerpen, waarin je gegevens zoals je logo, adres- en bankgegevens en wettelijke verplichte bepalingen toevoegt. Dankzij zo’n sjabloon hoef je contracten, facturen of ontwerpen niet elke keer op te bouwen vanaf nul.

Giet ook je antwoorden op klachten of veelgestelde vragen in een vaste vorm. Door die uit te schrijven en te bewaren, kun je die hergebruiken in een gesprek of e-mail.

3. Introduceer elektronische betalingen

Bewaar je je papieren kassabonnen op een stapel? Om daarna je geld te tellen en je transacties in je kasboek te noteren? Een betaalterminal die betaalkaarten aanvaardt, maakt die tijdrovende taken overbodig.  

Als je een betaalterminal van Axepta BNP Paribas huurt of koopt, staat het geld de volgende dag op je rekening. Niet alleen goed voor je cashflow, maar ook voor je gemoedsrust. Je geld kun je niet verliezen, want je hoeft geen cash in huis te bewaren. Bovendien bespaar je tijd, omdat je niet naar de bank moet.

Je krijgt ook toegang tot een online portaal met een overzicht van je transacties. Dankzij automatische rapporten zie je meteen hoeveel je op welk moment verkocht hebt.

Met zo’n betaalterminal kom je tegemoet aan de verwachtingen van je klanten, want bankkaarten zijn intussen het meest gebruikte betaalmiddel in België (bron ECB). Sinds 1 juli 2022 is je onderneming trouwens verplicht om minstens een elektronisch betaalsysteem aan te bieden (bron: Febelfin).

4. Ga slim om met je tijd

Om stress en nachtwerk te vermijden, blokkeer je vaste momenten in je agenda voor je administratie. Maar zit je er negen van de tien keer langer aan dan je gepland had? Zorg er dan vooral voor dat je je uren zo productief mogelijk besteedt. 

Een wit blad helpt je daarbij. Schrijf alle to do’s op die in je hoofd zitten – van ongelezen e-mails tot je btw-aangifte. Rangschik ze daarna in volgorde van prioriteiten.

De prioriteitenmatrix is een handig hulpmiddel. Die is gebouwd op twee fundamenten: belangrijk en dringend. Taken die belangrijk zijn, mag je niet vergeten zelf te doen. En zaken die dringend zijn, moet je meteen aanpakken.

Je verdeelt je lijstje in vier delen en focust op de eerste twee:

1. Doen: taken die belangrijk en dringend zijn, doe je zo snel mogelijk.
2. Inplannen: taken die belangrijk, maar niet dringend zijn, plan je in je kalender.
3. Uitbesteden: taken die niet belangrijk, maar dringend zijn, hoef je niet zelf te doen.
4. Schrappen: taken die niet belangrijk en niet dringend zijn, verwijder je uit je lijst.

5. Meten is weten

Als ondernemer vertrouw je maar beter op je cijfers dan je intuïtie. Vink daarom niet alleen administratieve to do’s af, maar kijk naar het grotere financiële plaatje.

Verdiep je in je inkomsten, uitgaven, winst en verlies. Welke trends herken je? En welke voorspellingen kun je maken voor de toekomst? 

Vaak besteden ondernemers de interpretatie van hun cijfers uit. Je hoeft geen expert te zijn, maar een basiskennis van bedrijfsfinanciën is handig. Zo schuif je als een zelfverzekerde, gelijkwaardige gesprekspartner mee aan tafel met je boekhouder.

Bovendien hou je de touwtjes zelf in handen. Want het voordeel van zo’n heldere kijk is dat je niet langer reactief, maar proactief werkt. Je neemt initiatief in plaats van af te wachten. 

Zo’n financieel overzicht stelt je boekhoudsoftware automatisch op. Of je maakt er zelf een in Excel met een sjabloon.

Je boekhouding vergemakkelijken met praktische hulpmiddelen?

In onze gratis gids ontdek je er 7.